Politique de confidentialité

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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

GAC Notaire met tout en œuvre afin d’assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels de ses clients. Cette politique de confidentialité a pour but de vous informer sur les procédures afin de recueillir, utiliser, divulguer, conserver, protéger et vous donner accès aux renseignements personnels en conformité avec la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Renseignements personnels recueillis par l’étude notariale

Les renseignements personnels recueillis ne sont que ceux requis pour la prestation de vos services juridiques ainsi qu’afin de respecter les obligations professionnelles de la notaire. Ceux-ci incluent notamment les prénoms et noms, adresse civique, adresse courriel, numéro de téléphone, date de naissance, date de décès, lieu de décès, âge, numéro d’assurance sociale, état civil, état matrimonial sexe, numéro d’assurance maladie, numéro de permis de conduire, occupation, scolarité, langue maternelle, information familiale et financière, pièces d’identité, documents d’état civil, certificat de décès, acte notarié reçu par un autre notaire, procédure judiciaire.

Mode de recueillement des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont recueillis pour la prestation de services juridiques directement auprès de la clientèle par la notaire. Aucun renseignement personnel ne sera utilisé pour des fins commerciales qui ne sont pas en lien avec les services juridiques requis.

Divulgation des renseignements personnels

La notaire étant tenue au secret professionnel, aucun renseignement personnel ne peut être divulgué à moins d’avoir obtenu votre consentement explicite par écrit. Ils peuvent par contre être divulgués à des personnes ou entités autorisées par la loi ou si la notaire y est contrainte par une ordonnance du tribunal.

Conservation des renseignements personnels

Seule la notaire, Me Geneviève A. Cloutier, a accès aux renseignements personnels et en est responsable. Les renseignements personnels sont conservés au domicile professionnel de la notaire sur support numérique, par le biais de disques durs externes cryptés et entreposés dans la voûte sous clé et/ou sur support papier dans un classeur sous clé. Afin de se conformer à l’article 20 du Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires, la notaire conservera les renseignements personnels pour une période de dix ans à compter du dernier service professionnel rendu.

Destruction des renseignements personnels

Les renseignements personnels conservés sur support numérique seront supprimés de façon sécuritaire et définitive. Les renseignements personnels conservés sur support papier seront déchiquetés et disposés de façon sécuritaire et définitive.

Incident de confidentialité

Malgré toutes les précautions et mesures en place, aucune entreprise n’est à l’abri d’un incident de confidentialité. Dans ce cas, la notaire s’engage à agir en conformité avec les dispositions législatives alors en vigueur. La notaire avisera les personnes concernées et les autorités s’il y a lieu. La notaire prendra, dans les plus brefs délais, les mesures requises afin de faire cesser l’incident de confidentialité et s’assurer qu’il ne se reproduise plus. La notaire tiendra également un registre des incidents de confidentialité.

Accessibilité et rectification des renseignements personnels

La notaire permettra au client de prendre connaissance des renseignements personnels qui le concernent dans tout dossier et, sous réserve de dispositions législatives incompatibles, d’obtenir copie de ces renseignements personnels. Toutefois, la notaire doit refuser l’accès aux renseignements qui y sont contenus lorsque leur divulgation entraînerait vraisemblablement un préjudice grave pour le client ou pour un tiers.

La notaire permettra au client de faire corriger des renseignements personnels qui le concernent, qui sont inclus dans tout dossier et qui sont inexacts, incomplets ou équivoques en regard des fins pour lesquelles ils sont recueillis, sous réserve de dispositions législatives incompatibles. Elle  permettra également au client de faire supprimer tout renseignement personnel périmé ou non justifié par l’objet du dossier, ou de formuler par écrit des commentaires et de les verser au dossier.

Si la notaire fait l’objet d’une demande d’accès d’un renseignement personnel ou de rectification de renseignements personnels par la personne concernée, elle donnera suite à cette demande avec diligence et au plus tard dans les vingt jours de la date de la demande.

L’accès aux renseignements personnels contenus dans un dossier est gratuit. Toutefois, des frais n’excédant pas le coût de leur transcription, de leur reproduction ou de leur transmission peuvent être exigés du requérant de même que les honoraires pour les copies ou extraits d’actes. Si la notaire entend exiger des frais, elle informera le requérant du montant approximatif exigible avant de procéder à la transcription, à la reproduction ou à la transmission des renseignements.

Si la notaire refuse d’acquiescer à la demande d’accès ou de rectification d’une personne concernée, elle lui notifiera par écrit son refus en le motivant et l’informera de ses recours.

Si la notaire acquiesce à une demande de rectification, elle délivrera sans frais à la personne qui l’a faite une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation du retrait d’un renseignement personnel. Cette personne peut exiger que la notaire transmette copie de ces renseignements personnels ou, selon le cas, de cette attestation à la personne de qui il a obtenu le renseignement personnel ou à toute autre personne à qui le renseignement personnel a été communiqué.

Si la notaire détient un renseignement personnel faisant l’objet d’une demande d’accès ou de rectification et n’acquiesce pas à cette demande, elle le conservera le temps requis pour permettre à la personne concernée d’épuiser les recours prévus par la loi.

Témoins et technologies similaires

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Modification de la politique de confidentialité

La notaire se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment selon les exigences législatives. Toutes modifications seront publiées sur le site Internet gacnotaire.com et entreront en vigueur dès la publication. Si vous souhaitez rester informés, nous vous invitons à consulter la politique de confidentialité régulièrement.

Contact

Pour toute interrogation, demande ou plainte concernant cette politique de confidentialité, veuillez contacter directement la personne responsable :

Me Geneviève A. Cloutier

(450) 516-5929

gacloutier@gacnotaire.com

La notaire s’engage à répondre à toute demande concernant la présente politique de confidentialité dans les plus brefs délais.